Защо да водя отчетност?

13.10.2024 56

Росен Панайотов

 Мислите ли си, че имате реална представа за себе си и за финансите си?
 Случва ли ви се да останете с впечатлението, че можете да си позволите нещо, а всъщност да не можете?
 С какво ще ви помогне водене на отчетност на приходите и разходите?

Воденето на отчетност е неизменна част от методиката на финансовия план. По същество да си водите отчетност е много прост процес. Изисква малка доза постоянство, докато не се превърне в навик. След това процесът става автоматичен, като всеки навик, и въобще не може да се каже, че е натоварващ.

Какво всъщност представлява водене на отчетност?

Това е записване на транзакциите, които правим. Това са приходите и разходите ни. Има два основни варианта да правите това. Първият е да го записвате всеки приход и разход на момента, в който се случат. А вторият е да го правите наведнъж всяка вечер. При втория вариант обикновено хората събират касови бележки или си водят елементарни записки на бележник, за да се подсетят в края на деня при въвеждането.

Къде да въвеждаме? Какви инструменти да ползваме?

Тук също има няколко варианта. Ще ги разгледаме по отделно.

Вариант 1
Електронни таблици

Някои хора ползват електронни таблици (като MS Excel или Google Sheet). За този вариант е необходимо да направите много простичка таблица с 3 колони - дата, описание, сума. Тук вземете предвид, че когато въвеждате приход сумата е положително число, а когато е разход сумата е отрицателно число. Толкова е просто.
Въвеждате всяка транзакция (приход или разход) на отделен ред в таблицата. Естествено може в един ден да имате 10 или дори повече транзакции. За тези редове в началото ще слагате една и съща дата. В описание може да записвате с няколко думи за какво са изхарчени парите или съответно, ако е приход от къде са дошли. Не правете сложна таблица с отделни колони за придходи и разходи. Също не слагайте допълнителни колони за категории. Това усложнява процеса много. Идеята на всичко е да бъде лесно, за да се превърне в навик. Ако го усложните е много вероятно да се откажете скоро и съответно да не постигнете желания ефект от воденето на отчетност, а от там ще провалите и следването на финансовият план като цяло. Просто вметвам, че финансовият план работи само ако се спазва в неговата цялост, а воденето на отчетност е част от него.

Вариант 2
На хартиен носител

Има и хора (доста по-малко), които предпочитат водене на отчетност на тефтер, бележник, тетрадка или друг хартиен носител. Принципът е същият като с електронната таблица - същите колони, по същия начин, но има един проблем. Изключително трудно се прави анализ на такъв носител. Трудно се обработват данни и е много времеемко. Това от своя страна предразполага за усложняване на процеса и от там до прекъсване на навика. Тук дори не коментирам излишната загуба на време, което се предполага в правенето на такъв анализ.

Вариант 3
Приложение (софтуер)

Напоследък се усещаше нуждата от добър софтуерен продукт, който предлага такава функционалност. Но до скоро нямаше такъв, който да е направен по принципите и методиките на финансовото планиране. Това е така, защото обикновено софтуерните инженери или проектанти, виждат тази липса на пазара, правят продукт, но не ползват услугите на опитен финансов консултант, който да ги съветва при изработката на софтуера. Обикновено се получава продукт, който дава излишна предварителна информация на потребиеля, много статистика и прогнозен краен резултат, което от своя страна тотално променя поведението на потребителя. Идеята на воденето на отчетност никога не е била в реално време да се променя поведението на потребителя на база обратна връзка от софтуера. Това означава, че веднага щом той спре да го ползва ще се върне към предишните си навици и е възможно дори да стане по-зле отколкото е бил. Промяната на поведението трябва да минава през осъзнаване на процеса, а не на принципа на нотификации. Съзнателната промяна към по-добро е правилния път и това се случва само при анализиране на вече събраните входящи данни от воденето на отчетност. Ще обърнем повече внимание на анализа след малко.

А сега съм щастлив да ви представя, че вече има достатъчно добър софтуерен продукт за водене на отчетност. Това е CashFlow.bg. Тази платформа е направена по всички правила и принципи на финансовото планиране и е незаменим инструмент в постигането на личните финансови цели.

Няколко думи как да ползвате CashFlow.bg за водене на своята отчетност.

Първа стъпка.
Първо започвате с въвеждането на "Налична сума пари". Това е необходимо, защото системата генерира финансов баланс на вашето състояние всеки месец на база входящата информация от отчетността (приходи, разходи и заделяне). Тук въведете с каква сума пари стартирате процеса - това са ваши спестявания в кеш или в банка, пари до които имате достъп, до без кредитни продукти като кредитна карта или овърдрафт. Само ваши пари.

Втора стъпка.
Започенете да въвеждате транзакциите си. Има лесен интерфейс с 3 бутона - приход, разход и заделяне. В зависимост от транзакцията кликате на един от 3-те бутона и просто въвеждате сума в едното поле и описание в другото (пак с няколко думи).

Трета стъпка.
Когато завърши даден месец, следва да направите "Приключване и анализ". Това става, чрез категоризиране на всички направени записи в категории. Част от категориите са предварително зададени, но има и опция за добавяне на индивидуални приходни или разходни категории. Най-добре направете това с вашият финансов консултант. След категоризиране на всички записи, натиснете бутона "Приключи" и месеца ще бъде архивиран и ще бъде генериран финансовия ви баланс за този месец. Ще имате достъп до записите през страницата "Архив".

Четвърта стъпка.
Финансово състояние (Financial Statement)
По примера от книгите на Робърт Кийосаки, системата генерира финансов баланс на вашето състояние - Приходи, Разходи, Активи и Пасиви. Там се вижда също информация като ниво на финансова независимост (в %), месечен поток (Cash Flow) и Нетно състояние (вашето текущо богатство). По този начин може да следите всеки месец вашето развитие и тренда, по който вървите. Лесно може да се определи дали може да си позволите определна нова придобивка или не. Също този инструмент е изключително полезен за другата точка по финансовото планиране, а именно "Реорганизация на активи и пасиви".

Защо се прави анализ на отчетността?

Анализът има за цел да установи дали имате някакъв проблем в управлението на личните си финанси. Проблемите могат да бъдат основно два - проблем с приходите и проблем с разходите. Възможно е да имате и двата проблема наведнъж, както и да нямате никакви проблеми. Но естествено, това ще стане ясно след поне няколко месеца водене на стриктна отчетност. Задължително правете анализа заедно с вашия финансов консултант, за да не пропуснете нещо, което той най-вероятно ще забележи. Важно е! Това е ваша отговорност!

Заключение.
Отчетността изглежда като досаден процес, но лесно се свиква с нея. Когато стане един от вашите добри навици, ще развиете чувство за стабилност и контрол върху финансите си. Отчетността е навик за отчитане на други навици! Може да използвате воденето на отчетност за всякакви неща като тренировки, хранене (калории), свършена работа, четене, и всичко друго, което знаете, че е полезно за вас и искате да държите под контрол. Истината е, че усилията вложени в отчетността се отблагодаряват хилядократно във времето. Повечето хора имат грешна представа за себе си като например, колко много работят, колко пари изкарват, колко харчат и тн. Отчетността е огледалото, което никога не лъже и чрез нея започвате да виждате реалната ситуация в живота ви. Ще завърша с цитат от изключителния специалист в мениджмънта Питър Дракър, който гласи "Това, което може да се измери, може да се подобри!".